Technické vybavení zasedacích místností aneb Zveme vás do zasedačky
Může to být jen jednou v roce, ale představte si, že jde o prezentaci vrcholového manažera. Ten má zhodnotit práci svého týmu za celý rok a motivovat ho k vyšším výsledkům. Jedna prezentace může zásadně posunout obchodní čísla - ale také nemusí.
Vžijte se do situace, kdy zvete svého klíčového klienta ze zahraničí, abyste formou prezentace obhájili svůj velkolepý projekt. Nebo jste v roli zákazníka a chcete svému dodavateli dát prostor pro prezentaci nového obchodního modelu, který slibuje převratné logistické změny. Prezentace se v obou případech může odrazit na obchodním úspěchu i neúspěchu. Prezentace musí být dokonalá. Předpokladem dokonalé prezentace je dokonalá prezentační místnost.
Bez moderních technologií to nepůjde
Ať již sídlíte ve starší nebo nové budově, bez moderních technologií se neobejdete. Nové budovy zpravidla technologické vybavení mají z velké části vyřešené, starší budovy se novým technologiím musejí přizpůsobit. Pokud má být vaše kancelář zázemím pro kvalitní prezentaci, technologicky vybavená být musí.
Jak vypadá technologické vybavení prezentační kanceláře?
Je pochopitelné, že základem každé prezentace je prezentační technika, především vhodný projektor. A co to znamená vhodný projektor? Bude mít kvalitní obraz bez nutnosti zastínění, nebude rušit nepřiměřeným zvukem a bude na něho spolehnutí.
Vybírat lze například z TOP projektorů 2015 a populárních značek Optoma, Benq, Acer nebo Panasonic.
Aby projektor nepokazil celou prezentaci nečekanými výpadky, vybavte ho originální lampu. Přestože dnes existují i jiné technologie, prozatím nejlepší poměr cena/výkon nabízejí projektory s technologií DLP. Ty jsou založeny na světelném výkonu lampy, která má však omezenou životnost a čas od času tak vyžaduje výměnu za novou.
Pro firemní účely jsou rozhodně nejvhodnější originální lampy do projektoru s nejvyšší mírou spolehlivosti.
Seznam technického vybavení pro prezentační místnost
- projektor se spolehlivou lampou, držák projektoru
- dostatečně velké, nejlépe rolovací promítací plátno
- notebook nebo počítač
- případně displej/obrazovka
- zabezpečená bezdrátová síť
- videokonferenční vybavení (kamera, reporduktory)
- dálkové ovládání nebo řídicí systém
- laserové ukazovátko, flipchart
- tiskárna, fax, kopírka
Umístění projektoru
I kvůli lampě je třeba řešit umístění projektoru a dostatečné odvětrávání, jinak hrozí přehřátí lampy, poškození projektoru a také ohrožení prezentace.
Projektor v prezentační místnosti by měl mít své stálé místo
Často se využívá stropní držák projektoru, nebo držáky na stěnu. Projektor může být položen i na stole, ale musí mít funkci Lens Shift. Prostudujte si možnosti držáků. Důležité je, abyste projektor opravdu 100% využili. Zjistěte si maximální nosnost a pro jaké typy projektorů lze držák použít.
Promítací plátno
Kvalitu promítaného obrazu ovlivňuje nejenom místo odkud, ale také místo, kam se promítá. V kanceláři pro prezentace by proto nemělo chybět ani promítací plátno.
Zvažte způsob upevnění, velikost, formát a povrch plátna. Můžete zvolit fixní nebo mobilní plátno.
V závislosti na typu projekce zvolíme formát plátna. Pokud máte levnější projektor, promyslete jeho umístění a také šířku plátna. Může stát, že i v malé místnosti nepokryjete celou šířku. Jak se bude na plátno dívat nejblíže sedícímu? A uvidí poslední divák každý promítaný detail?
Plazmové displeje
Trendem posledních let, zejména při prezentacích pro široký okruh lidí, je hlavní projekce v kombinaci se stejnými, menšími projekcemi. Ty mohou obstarat i plazmové displeje. I přes růst uhlopříčky displejů a obrazovek však nadále zůstává klíčovým zdrojem velkoformátového obrazu projektor.
Nezapomeňte na notebooky
Pro hladký průběh promítání prezentace mějte k dispozici v kanceláři i notebook, příp. stolní počítač s nainstalovaným operačním systémem. Ten bude sloužit i jako přehrávač CD, DVD, MP3 apod. Na pracovním stroji mějte nainstalované všechny základní prohlížeče, nástroje ze sady Microsoft Office a třeba Skype či Hangouts.
Mějte při ruce i USB Flash Disk.
Připojte se
V dnešní době se moderní prezentační kancelář neobejde ani bez bezdrátové sítě, do které lze zapojit jakékoliv zařízení. Bezdrátová síť by pochopitelně měla být dostatečně zabezpečená, nejlépe se speciálním přístupem pro návštěvy.
Když plánujete videokonference
Prezentační vybavení v prezentační kanceláři doplňuje i videokonferenční vybavení. Prezentace pak může oslovit účastníky na různých místech a mít díky tomu maximální dosah.
Trošku lepší webka?
Pokud chcete přenášet i obraz z videokonference, promyslete, zda nepotřebujete webovou kameru. Kamery z notebooků jsou obvykle použitelné, ale potřebují dobré osvětlení. Pro pravidelné použití je vhodné zakoupit samostatnou webovou kameru.
Zvuk čistý jako křišťál
- Pro 1 osobu: vystačíte si nejspíš se sluchátky a mikrofonem
- Pro 2 - 3 osoby: reproduktory s integrovaným mikrofonem a eliminátorem zpětné vazby
- Pro více osob: výkonnější reproduktory s vestavěnými mikrofony a eliminátorem zpětné vazby
Ovládněte zasedací místnost
Multifunkční dálkové ovládání v současnosti bývá často nahrazováno sofistikovaným řídicím systémem. Ten pak ovládá nejenom projektor a promítací plátno, ale také ozvučení, stínící techniku, videokonferenční a záznamová zařízení. Může zahrnovat také ovládání vzduchotechniky, klimatizace a topení.
A co ještě?
Hodit se může i vybavení jako tiskárna, kopírka nebo fax.
Někteří účastníci prezentace ocení i klasické papírové bloky a propisovací pera na poznámky. Technika jde kupředu, ale někomu pořád vyhovují tradiční postupy. I takoví lidé se mohou účastnit vaší prezentace, nezapomínejte na ně.
Prezentační kanceláře v praxi
Prezentace se stává skutečnou prezentací až ve chvíli, kdy ji dáte život, kdy otevřete dveře zasedací místnosti, představíte se a začnete. Veškerá teorie dostane svůj obsah až tehdy, když se z ní stane praxe. Proto jsme se rozhodli, že navštívíme různé prezentační kanceláře a zasedačky. Ty nejlepší vám představíme v malém seriálu na našem blogu.
Pojďte s námi vstoupit do firem, které pronajímají zasedací místnosti. Inspirujte se u těch, kteří vybavení zasedacích místností dotáhli k dokonalosti a nabízí profesionální zázemí firmám a společnostem. Sledujte náš seriál: Zveme vás do zasedačky.
30.11.2016
Kolektiv Projektory-Lampy.cz